Q2C y R2R: su misión en la gestión financiera
23/02/2022
Por Atlax 360

Los procesos Q2C y R2R forman parte de la gestión financiera de muchas entidades. Gracias a ellos se puede tender a un crecimiento sostenido y basado en la mejora continua. Estos procesos están relacionados con el ciclo de venta, la facturación, la gestión de cobros, la contabilidad y la generación de informes y explicaremos qué son en este artículo.

Gestión financiera

La gestión financiera es un aspecto clave en la empresa. Llevarla a cabo de manera correcta supone, en muchos de los casos, la implantación de una serie de medidas en la organización y, en consecuencia, resultará mucho más fácil llevar a cabo una adecuada planificación estratégica. De igual manera, se obtendrá un mayor control sobre cada parte del ámbito económico de una entidad.

Una buena gestión financiera busca principalmente:

  • Mantener el equilibrio económico de una organización.
  • Obtener beneficios y rendimientos de las inversiones.
  • Optimizar los recursos y los fondos.
  • Generar opciones de inversión con garantías de seguridad y rendimiento.

Todo ello se basa en una buena organización, registro de datos, control de movimientos, planificación estratégica y ajustes ante cualquier desviación o imprevisto. Para ello, resultan básicos los procesos de gestión operativa.

¿Qué es Quote to Cash?

Conocer correctamente qué es Quote to Cash supone entender las funciones de ventas en una organización. De hecho, este proceso cubre de un extremo a otro este tipo de actividad. Va desde la administración de cuentas, al cumplimiento de pedidos, la facturación y los cobros. Así pues, comprende todas las fases desde que un equipo de ventas prepara una propuesta para un cliente, hasta el momento en que se recibe el pago por los servicios prestados.

Las tareas centradas en el cliente son interdependientes y deben vincularse en una sola acción comercial, la cual se facilita mejor con un software específico. Para lograrlo, hay soluciones informáticas que llevan a cabo el proceso Q2C. Con ellas, creamos una plataforma única en la que los datos del cliente se pueden recopilar, procesar y actualizar. Esto permite a los miembros del equipo de ventas tener un control exhaustivo de todo el proceso de venta. De esta manera, se reduce el número de errores y se mejora la satisfacción de los clientes.

Por lo general, la configuración de la oferta para un cliente potencial figura como el primer paso del proceso de Q2C. No obstante, hay algunas actividades de ventas que se producen junto con las funciones de marketing, incluso antes, en el embudo de compras. Entre ellas encontramos, por ejemplo, las llamadas en frío, prospección, actividades de ventas entrantes, etc.

En este sentido, debemos diferenciar entre el momento en el que el cliente acepta realizar un pedido y la acción que determina el verdadero cierre de una venta. De este modo, el proceso de venta en sí no está completo hasta que se ha aplicado el efectivo y se puede informar y analizar el ciclo completo.

¿Qué es Record to Report?

Para saber qué es Record to Report, debemos centrarnos en la gestión operativa o la de informes. Este comprende la recopilación de datos y la consolidación en un formato específico para ofrecer un feedback estratégico, financiero y operacional de cómo la compañía está funcionando. Esto hace posible que las organizaciones tomen decisiones basadas en datos comprensibles y fiables.

Gracias a este, las partes interesadas pueden comprender mejor cómo se está desenvolviendo una organización en términos económicos, entre otros. Entre los pasos que se incluyen están los siguientes:

  • Extracción de datos de sistemas transaccionales.
  • Aseguramiento del cumplimiento de la normativa contable.
  • Transformación de los datos en indicadores.
  • Propuesta de mejora para la presentación de la información.
  • Gestión de la información sobre los resultados financieros de tal manera que estos sean conocidos por todas las partes implicadas en los procesos.
  • Fomento de la comunicación y el diálogo.
  • Presentación fácil y comprensible de los informes, para facilitar la toma de decisiones y los ajustes operativos necesarios.

Por lo tanto, esto supone, básicamente, la elaboración de informes, algo que se desarrolla en cuatro fases: registro de datos, cierre financiero, cierre técnico y, por último, la presentación de los informes.

Entre los beneficios del R2R, encontramos la reducción de los costes asociados a la recopilación de datos y la elaboración de informes. También se mejora la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, así como se optimiza la planificación tributaria y la previsión de flujos de efectivo.

Tanto en uno como en otro, la tecnología actual puede contribuir a la agilización y la optimización de la gestión operativa mediante aplicaciones informáticas. De esta forma, los procesos Q2C y R2R suponen una serie de ventajas para la gestión financiera. Estos incluyen la mejora de la estabilidad económica, la aceleración de las transacciones, el incremento de la eficiencia y la minimización de los costes administrativos.